Linee Guida in materia di attività promozionale e contrasto allo spam – Provvedimento Garante Privacy n. 330 del 4 luglio 2013, Pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 174 del 26 luglio 2013

Non vi è alcun dubbio che offerte a utenti di social network o di servizi di messaggistica come Skype e WhatsApp, e-mail e sms sono strumenti di marketing sul web efficaci, non eccessivamente costosi e, quindi, in veloce ampio aumento.

Negli ultimi tempi tali strumenti di promozione hanno avuto ampia diffusione anche in ambito sanitario. Non è raro infatti navigare sul web e trovare, non solo la pagina web della struttura sanitraia, ma anche “servizi” di promozione aggiuntiva mirati a fidelizzare i propri pazienti o a conquistarne di nuovi.

Tali attività – legittime ma sottoposte comunque al Codice deontologico –  espongono peraltro la struttura sanitaria a rischi in materia di privacy, ove non correttamente effettuate.

Sul tema il Garante, allo scopo di favorire pratiche commerciali “amiche” di utenti combattendo però il marketing selvaggio, ha emanato le nuove “Linee guida in materia di attività promozionale e contrasto allo spam

Il provvedimento generale definisce un quadro unitario di misure e accorgimenti utili sia alle imprese che agli utenti. Le Linee Guida infatti costituiscono ora un importante punto di riferimento per i soggetti che vogliono avviare campagne per pubblicizzare prodotti e servizi nel rispetto della normativa privacy ma anche per i pazienti che vogliono difendersi dall’invadenza di chi utilizza illecitamente recapiti e informazioni personali per motivi di pubblicità non controllata.

Queste in sintesi le principali regole contenute nelle Linee guida.

Offerte commerciali e spam

– Il Garante ribadisce che la regola generale per l’uso di dati per pubblicità: l’invio di offerte commerciali può essere fatto solo con il consenso preventivo. Per poter inviare comunicazioni promozionali e materiale pubblicitario tramite sistemi automatizzati (telefonate preregistrate, e-mail, fax, sms, mms) è necessario aver prima acquisito il consenso dei destinatari (cosiddetto opt-in). Tale consenso deve essere specifico, libero, informato e documentato per iscritto.

La regola dell’opt-in si applica anche all’utilizzo degli indirizzi PEC contenuti nell’indice nazionale degli indirizzi PEC di imprese e dei professionisti. Diverso discorso invece per il telemarketing per il quale continuano ad applicarsi le norme del Registro pubblico delle opposizioni.

Il consenso non è considerato libero quando è preimpostato. Anche la pre-compilazione o pre-flag della casella di consenso non è corretta.

– Maggiori controlli su chi realizza campagne di marketing. Il titolare del trattamento che commissiona campagne promozionali deve esercitare adeguati controlli per evitare che agenti, subagenti o altri soggetti a cui ha demandato i contatti con i potenziali clienti effettuino spam (ad esempio vincolarli attraverso contratto)
– Consenso per l’uso dei dati presenti su Internet e social network. E’ necessario lo specifico consenso del destinatario per inviare messaggi promozionali agli utenti di Facebook, Twitter e altri social network (ad esempio pubblicandoli sulla loro bacheca virtuale) o di altri servizi di messaggistica e Voip sempre più diffusi comeSkype, WhatsApp, Viber, Messenger, etc. Il fatto che i dati siano accessibili in Rete non significa che possano essere liberamente usati per inviare comunicazioni promozionali automatizzate o per altre attività di marketing “virale” o “mirato”.
– Libero invece il “Passaparola”. Non è necessario il consenso per inviare e-mail o sms con offerte promozionali ad amici a titolo personale (il cosiddetto “passaparola”).

Semplificazioni per le aziende in regola

– E-mail promozionali ai propri clienti. È lecito l’invio di messaggi promozionali, tramite e-mail, ai propri clienti su beni o servizi analoghi a quelli già acquistati, il cosiddetto soft spam previsto dall’art. 130 comma 4 del Codice Privacy.
– Promozioni per “fan” di marchi o strutture sanitarie. Una impresa o società può inviare offerte commerciali ai propri “follower” sui social network quando dalla loro iscrizione alla pagina aziendale si evinca chiaramente l’interesse o il consenso a ricevere messaggi pubblicitari concernenti il marchio, il prodotto o il servizio offerto.
– Consenso unico valido per diverse attività. Basta un unico consenso per tutte le attività di marketing (come l’invio di materiale pubblicitario o lo svolgimento di ricerche di mercato); il consenso prestato per l’invio di comunicazioni commerciali tramite modalità automatizzate (come e-mail o sms) copre anche quelle effettuate tramite posta cartacea o con telefonate tramite operatore. Le aziende che intendono raccogliere i dati personali degli utenti per comunicarli o cederli ad altri soggetti a fini promozionali, possono acquisire un unico consenso valido per tutti i soggetti terzi indicati nell’apposita informativa fornita all’interessato. La corretta formulazione dell’informativa e del consenso appaiono quindi cardini fondamentali per l’attività che si intende espletare.
– Gruppi di imprese. Il titolare deve comunque prestare molta attenzione alla comunicazione dei dati a terzi. Secondo il Garante i soggetti appartenenti al medesimo gruppo societario, al fine di adempiere all’obbligo di consenso devono essere ritenuti di regola quale autonomi e distinti titolari del trattamento.

Tutele e sanzioni contro lo spam

Tutele per i singoli utenti. Le persone che ricevono spam possono presentare segnalazioni, reclami o ricorsi al Garante e comunque esercitare tutti i diritti previsti dal Codice privacy, inclusa la richiesta di sanzioni contro chi invia messaggi indesiderati (nei casi più gravi possono arrivare fino a circa 500.000 euro).

Tutele per le società. Le “persone giuridiche”, pur non potendo più chiedere l’intervento formale del Garante per la privacy, possono comunque comunicare eventuali violazioni. Hanno invece la possibilità di rivolgersi all’Autorità giudiziaria per azioni civili o penali contro gli spammer.

 

redazione

La redazione di Appalti&Sanità

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